No trabalho ou em casa, pode haver momentos em que tenhamos que cuidar de uma montanha de tarefas ou objetivos em um período de tempo que parece muito curto, o que nos sobrecarrega física e mentalmente. Embora nem sempre a causa principal disso esteja dentro de nós (por exemplo, pode ser por insegurança no trabalho), muitas vezes temos margem suficiente para melhorar nossa produtividade e administrar melhor o tempo, mantendo nossas responsabilidades mais atualizadas.
É nesses momentos que devemos implementar uma série de estratégias ou orientações profissionais para concluir cada uma das tarefas atribuídas no menor tempo possível. Então vamos ver várias chaves para evitar excessos e metas diárias.
O que fazer para evitar cair no excesso de objetivos diários?
Estas são as principais diretrizes que podem nos ajudar a concluir com sucesso um excesso de tarefas do dia-a-dia.
1. Organize o espaço de trabalho
Qualquer que seja a tarefa ou responsabilidade que tenhamos a desempenhar, uma correta organização do nosso ambiente de trabalho é essencial para o sucesso em todas as áreas de trabalho que temos a desempenhar. É por isso que não se deve subestimar a importância de que a cadeira de trabalho seja confortável, que a iluminação nesta sala esteja correta, que não seja difícil encontrar o que é necessário devido ao congestionamento, etc. Em suma, faça o que for necessário para o local onde as tarefas serão realizadas não nos obrigue a interromper constantemente o que estamos fazendo por desconforto físico, falta de informação ou falta de acesso a materiais.
2. Liste e organize as tarefas a serem realizadas
Ser organizado no trabalho significa ter sempre clareza sobre as atividades a serem realizadas, e podemos conseguir isso realizando um plano diário no qual identificamos o trabalho que deve ser realizado em cada hora da semana de trabalho. Devem ser feitas breves notas sobre o que falta fazer e o que já foi feito; uma vez que você se acostumar com isso, não vai te custar muito esforço e vai sair de você espontaneamente.
Este plano diário deve incluir detalhadamente as horas de trabalho e também de descanso, bem como as tarefas mais importantes, de forma a esclarecer qual deve ser a tarefa essencial a cada hora.
3. Distinguir entre tarefas urgentes e não urgentes
Saber distinguir entre tarefas essenciais e aquelas que podem ser deixadas para depois é essencial, mas para isso é preciso ter uma visão global de tudo o que falta fazer, pois a importância de cada bloco de trabalho é relativa em relação aos demais.
Essa distinção nos permitirá saber em quais tarefas devemos alocar mais recursos e quais não são tão urgentes, o que nos permitirá gerenciar melhor nossas capacidades e priorizar as tarefas mais importantes.
4. Defina prazos claros
Definir limites de tempo para cada tarefa que temos que completar é outra das estratégias mais úteis que podemos usar quando temos que atingir diferentes objetivos diários.
Isso significa, por exemplo, definir intervalos de tempo de 15, 20 ou 30 minutospara realizar as tarefas que nos são confiadas, tendo sempre em mente que devemos descansar pelo menos 5 ou 10 minutos entre as tarefas.
Essa definição de prazos nos ajuda a realizar várias tarefas em um determinado tempo, o que afetará positivamente nossa produtividade.
5. Identifique e evite ladrões de tempo
Ladrões de tempo são todos aqueles elementos que nos tiram tempo durante a jornada de trabalho e nos impedem de cumprir todas as responsabilidades que nos são confiadas no tempo previsto.
Esses elementos às vezes são difíceis de identificar; É por isso que é muito importante saber exatamente quem são os ladrões de tempo em nossa vida cotidiana. observar nosso comportamento diárioporque nos permitirá reagir a tempo e evitá-los em todos os momentos para obter o máximo desempenho no trabalho.
Os ladrões de tempo mais comuns são telefones celulares, televisão, mídias sociais, aparelhos eletrônicos de todos os tipos e qualquer outro distrator que possa nos distrair do nosso dia de trabalho.
6. Evite multitarefas
Outro conselho que podemos seguir quando temos que fazer multitarefas em um dia é evitar multitarefas ou realizar várias atividades ao mesmo tempo.
Para evitar multitarefas devemos, além de ter um cronograma bem estabelecido no qual indicamos quais atividades devem ser realizadas em um determinado momento, tenha clareza sobre o início e o fim de cada tarefa para executá-las sequencialmente e sem sobreposição. Nesse sentido, muitas vezes é útil adotar a estratégia de gatilhos de ação.
7. Delegar tarefas
Por fim, uma das estratégias que podemos usar sempre que precisamos concluir mais de uma tarefa ao mesmo tempo é simplesmente delegar o trabalho a outras pessoas, assumindo que não há nada de errado em não fazer todo o trabalho se for contraproducente ou nos prejudicar.
Ser capaz de delegar significa saber a qualquer momento qual tarefa pode ser confiada a tal ou qual pessoa e estar ciente de que essa pessoa poderá ter sucesso na tarefa que lhe foi confiada.
8. Se precisar, recorra ao apoio psicológico profissional
Na psicoterapia, é possível treinar as habilidades de gerenciamento de tempo e impulsividade necessárias para evitar a procrastinação e trabalhar de forma eficaz sem que o estresse nos paralise. Portanto, se você sentir que precisa de ajuda nesse sentido, entre em contato comigo; meu nome é Javier Ares e atendo pessoalmente ou por videochamada.
Referências bibliográficas
- Gollwitzer, Peter & Brandstätter, Veronika. (1997). Intenções de implementação e busca efetiva de objetivos. Primeira ed. em: Journal of Personality and Social Psychology 73 (1997), 1, pp. 186-199.
- Nelson, D. (1980). Frederick W. Taylor e a Ascensão da Administração Científica. Imprensa da Universidade de Wisconsin.
