Uma das muitas responsabilidades das empresas é planejar como vão usar o dinheiro de que dispõem.
Com este artigo poderemos descobrir como esta função é realizada, o que são os fatores levados em consideração para tornar a gestão de caixa o mais eficiente possível e os princípios que nenhuma empresa deve esquecer se quiser ser ótima nessa tarefa.
O que é gerenciamento de caixa?
Cash management, também conhecido pelo nome em inglês, cash management, refere-se a todas as etapas que uma empresa realiza para gerenciar entradas e saídas de caixa, a fim de manter uma condição financeira ideal. Para isso, a organização deve realizar um controle minucioso da liquidez de que dispõe em todos os momentos, dos pagamentos que deve fazer, bem como das possibilidades de financiamento que pode obter dos bancos.
O objetivo da administração de tesouraria é garantir que a entidade tenha os fundos necessários para ser capaz de honrar os passivos que possui a cada ano e, ao mesmo tempo, usar o excedente da forma mais eficiente possível, Quando apropriado, para maximizar o retorno do investimento. Para fazer isso, você precisa encontrar um equilíbrio entre a parte que você usa para quitar dívidas, pagar as contas não pagas, outra parte que fica em dinheiro e outra que é reinvestida.
Para todas estas questões, é fundamental que haja um tesoureiro capaz de implementar os procedimentos adequados e que controle as entradas e saídas de dinheiro para que as demonstrações financeiras da empresa sejam sempre adequadas e as situações não sejam atingidas. a estabilidade da organização, como se houvesse problemas no nível financeiro, inevitavelmente impactarão todas as outras facetas da empresa.
Eles podem parecer óbvios, mas às vezes não são tão óbvios. A importância de uma boa gestão de caixa não deve ser subestimada. Um estudo que analisou o motivo do fracasso de 101 startups mostrou que a principal causa, afetando 41 delas, foi a falta de dinheiro. Uma demonstração de como má gestão financeira pode levar rapidamente a empresa à falência.
Obviamente, se um negócio está precisando de dinheiro, isso também nos diz que há problemas em outras dimensões do negócio ou que algo não está crescendo como o esperado. Em qualquer caso, esta é uma razão mais do que suficiente para realizar uma gestão de caixa impecável, seja para não gerar novos problemas, seja para ter força suficiente para poder resolver outros que se geraram no passado.
Embora possa parecer que todas as questões que mencionamos se referem apenas à contabilidade do negócio, são conceitos diferentes. É possível que se a empresa não for grande, ambos os arranjos serão feitos pelo mesmo departamento, mas quanto maior for a empresa em questão, maior será a probabilidade de haver uma equipe especializada para contabilidade e um contador. Outro para a administração do tesouro.
Como fazer uma boa gestão de caixa
Uma vez que sabemos a importância da gestão de caixa, precisamos nos perguntar qual é a melhor maneira de fazê-lo. Embora, como acontece com tudo na economia, não existam fórmulas mágicas, há perguntas que geralmente respondem ao bom senso. Vamos dar uma olhada em alguns deles com mais detalhes.
1. Responsabilidade compartilhada entre departamentos
À primeira vista, pode parecer que tudo relacionado à administração de caixa deva ser tratado apenas pelo departamento financeiro, mas na realidade é uma questão tão importante que pertence a muitas outras áreas da empresa.
Por exemplo, o departamento de vendas tem um conhecimento muito mais profundo dos diferentes clientes com que trabalha e, em alguns casos, uma relação mais próxima com eles. Portanto, seria razoável considerar a possibilidade de ser o vendedor a cargo de um cliente que tem dívidas não quitadas com nossa empresa, que se encarrega de contatá-lo e mostrar-lhe a situação em que se encontra, tentando assim solucionar o problema. incidente o mais rápido possível e para que a empresa receba o valor devido para que a administração do caixa não seja mais comprometida.
2. Pague os fornecedores em dia
No ponto anterior, demos o exemplo de um cliente de nossa empresa que estava atrasado no pagamento e, portanto, tinha uma dívida conosco. Mas é preciso lembrar que o oposto também costuma ser um cenário comum no mundo dos negócios. Em outras palavras, isso quer dizer muitas vezes é a própria empresa que atrasa o pagamento das faturas aos seus fornecedores, Por algumas razões. Um deles deveria cuidar da administração do tesouro.
Embora esse seja o objetivo, essa prática é desastrosa. É um erro usar os fornecedores como se fossem instituições financeiras que nos dão crédito quando precisamos. Nível de reputação, isso nos afetará seriamente, pois será difícil colaborar com o mesmo fornecedor a longo prazo se a reputação de nossa empresa é de que paga fora do prazo. Essa prática às vezes é usada antes do fechamento de contas trimestrais ou anuais, pois espera-se que seja necessário dinheiro.
Da mesma forma, não é desculpável. Nesse caso, é melhor combinar previamente com o fornecedor uma data de pagamento que a empresa sabe que pode cumprir. Além disso, poderíamos deteriorar gravemente a gestão de caixa da empresa fornecedora, pois é dinheiro que ela esperava e não recebia, enfraquecendo suas contas, às vezes gravemente, se o pedido feito for importante e se for um pequeno negócio.
3. Explore diferentes formas de financiamento
Outra forma de assumir a gestão do caixa é avaliar formas de financiamento que vão além dos empréstimos bancários tradicionais, que são os mecanismos normalmente utilizados e que geram elevados custos para o negócio. Por exemplo, para equilibrar as contas quando você tem muitas coleções de clientes pendentes, grandes empresas recorrem a empresas de cobrança.
Essas empresas adiantam substancialmente todas as dívidas que o terceiro tem com a empresa de origem e são responsáveis por tratar da cobrança da fatura não paga com o cliente, deixando uma comissão pelo trabalho executado. Trata-se de uma relação em que ambas as empresas são favorecidas, sendo um mecanismo perfeito de gestão de caixa, que não vê o fluxo de dinheiro prejudicado pela inadimplência.
4. Verifique os ativos fixos
Outra tática que podemos usar para otimizar a gestão de caixa é revisão aprofundada dos balanços em busca de qualquer liquidez amarrada. Nesse sentido, podemos encontrar, por exemplo, receitas acumuladas pelo fato de termos vendido nossos produtos ou prestado nossos serviços a determinados clientes e ainda não termos sido faturados, por qualquer motivo.
Da mesma forma, podemos nos encontrar na posição oposta e sermos aqueles que pagaram a entrada a um fornecedor e ainda não pudemos aproveitar os itens que deveriam nos servir. Em ambos os casos, cabe ao responsável pela administração da Fazenda controlar esses arquivos para estar sempre na situação mais eficiente possível.
Objetivos da administração de tesouraria
Já vimos o que é a tesouraria e as diferentes formas de fazê-la. Agora, vamos dar uma olhada nas diferentes funções que esse processo executa.
1. Capacidade de honrar pagamentos
Obviamente, o primeiro e provavelmente o mais importante problema que seremos capazes de resolver com uma gestão de caixa adequada é que enfrentar os pagamentos que nossa empresa tem que fazer, Portanto, correspondem aos seus próprios funcionários como aos de fornecedores e outros tipos de despesas.
2. Faça previsões de despesas
Não se trata apenas de fazer pagamentos, mas também de planejar para eles e saber quanto podemos gastar a qualquer momento, prepare a projeção para o ano com base no capital que temos ou esperamos ter.
3. Enfrentar despesas imprevistas
Claro, não importa o quanto tentemos planejar tudo, há momentos em que surgem situações imprevistas que resultam em despesas que não esperávamos. Nestes casos, uma boa gestão de caixa tornará mais fácil para nós administrar esses eventos.
4. Faça bons investimentos
Se a situação econômica da empresa for muito boa, é possível que ela tenha sobra para poder investir. Uma boa gestão de caixa envolve escolha as melhores opções para gastar esse dinheiro.
5. Gerenciar fundos de forma eficiente
O equilíbrio entre receita e despesa é a espinha dorsal da contabilidade de uma empresaE, para isso, é fundamental gerir da melhor forma possível os fundos à nossa disposição.
6. Nunca chegue à insolvência
Claro que a insolvência é um cenário que a empresa não deve atingir, porque é a antecâmara da falência.
Referências bibliográficas:
- Gitman, LJ (2003). Princípios de administração financeira. Pearson Education.
- Kusnadi, Y., Wei, KCJ (2011). Determinantes das políticas de gestão de caixa corporativa: testes em todo o mundo. Journal of Corporate Finance. Elsevier.
- Laitinen, EK, Laitinen, T. (1998). Comportamento de gestão de caixa e previsão de erros. Journal of Business Finance & Accounting. Biblioteca Online Wiley.
- Pérez, KD, Socarrás, F., Llaurada, ED (2014). Procedimentos metodológicos de administração da tesouraria. Observatório da economia latino-americana. Intercontinental Academic Services SL.
