Acontece que todos nós temos muito trabalho a fazer e parece que não temos horas para concluí-lo. “Buff, eu não tenho tempo…” dizemos um ao outro, mas, vamos ser honestos, todos nós temos os mesmos 7 dias com 24 horas cada. O problema não é que não dá tempo, é que planejamos mal.
Como gerenciar melhor o tempo de trabalho é uma pergunta que todos os trabalhadores com pressa se perguntam e a seguir, daremos uma olhada nas estratégias para conseguir isso, bem como evitar que nossas horas desapareçam tão bem quanto os grãos em uma ampulheta.
Como gerenciar melhor o tempo de trabalho e ter um melhor desempenho
Nossas semanas têm 7 dias e cada uma delas tem 24 horas, nem uma a mais nem a menos. O tempo é igual para todos em quantidade, mas não em uso. Alguns conseguem completar todas as tarefas de que precisam sem ficar sem tempo para seus hobbies e familiares, enquanto outros terminam suas tarefas muito tarde.. Porque? O que os torna diferentes uns dos outros? O segredo de tudo isso é como gerenciamos nosso tempo de trabalho de maneira diferente.
Na sociedade em que vivemos, a gestão do tempo é fundamental porque no mínimo temos que começar a nos sobrecarregar, sentir-nos estressados e perceber que tudo o que queremos fazer tem que ser desfeito.
As obrigações de trabalho estão à frente de nossos hobbies, família, amigos e outras atividades agradáveis, o que significa que quanto mais tempo levarmos para fazer nosso trabalho, menos desfrutaremos dos hobbies. A má gestão do tempo nos frustra e nos faz sentir como se estivéssemos perdendo nossas vidas.
Como gerenciar melhor o tempo de trabalho é algo que muitos desejam, mas poucos conseguem. Não há mistério incompreensível, trata-se apenas de aprender a organizar.. Claro, sempre pode haver imprevistos, mas a maior parte das horas que vemos gastas são tempos que, bem aproveitados, nos permitem terminar o nosso trabalho o mais rapidamente possível.
Maneiras de gerenciar melhor o tempo
A seguir veremos várias dicas e estratégias para aproveitar ao máximo o seu tempo no trabalho, para que tenha mais para as atividades prazerosas que queremos realizar assim que terminarmos nossas obrigações laborais.
1. Use uma agenda
Os calendários permitem-nos gerir o tempo a médio e longo prazo, definindo datas importantes e tendo-as em mente. Seja em formato digital ou físico, o importante é que tenhamos um para organizar as tarefas e planejar bem quando precisamos entregar relatórios ou cumprir nossos prazos. Devemos tê-lo sempre à mão, para que possamos anotar todos os nossos compromissos e consultá-lo com frequência. Não confiamos em nossa memória porque não importa o quão infalível acreditemos que seja, ela não é infalível.
2. Alocar tempo específico para tarefas
Se trabalharmos incansavelmente e continuamente, mais cedo ou mais tarde aparecerá o cansaço físico e mental que nos impedirá de funcionar bem. É por isso que é necessário reservar um certo tempo para cada atividade e deixar um tempo livre entre as tarefas, mesmo que seja muito curto. Pode ser contraditório, mas como além dos 50 minutos é difícil manter o foco, uma pequena pausa pode nos recarregar e permitir que continuemos trabalhando de forma satisfatória.
O ideal é colocar em nossa agenda quando eles começarem a fazer cada uma das tarefas que nos são atribuídas e quando precisamos fazer uma pequena pausa.. Você pode contar com o método Pomodoro, trabalhando 25 minutos (1 pomodoro) ou 50 (2 pomodoros) e fazendo uma pausa de 5 minutos entre os períodos. Dessa forma, podemos seguir em frente sem nos sentirmos exaustos, desempenhando as funções que precisamos para nos desenvolver de maneira adequada.
3. Estabeleça metas
É altamente recomendável que você defina metas diárias, semanais e até mensais. Essa estratégia é uma ótima opção para fazer bem os bicos e nos motiva a ver o que fazemos. Essas metas devem ser ambiciosas, mas também realistas e alcançáveis de outra forma, Visto que não os respeitamos, ficaremos desmotivados. Os objetivos a serem traçados devem ser de curto, médio e longo prazo.
4. Priorizar tarefas
Nem todas as tarefas são igualmente importantes. Temos que começar com o mais importante, a maior prioridade. Não importa em que ordem priorizamos as coisas, o importante é que façamos isso porque terminar as coisas mais importantes primeiro significaria que teremos tempo livre mais cedo.
Qualquer coisa pequena ou não urgente pode ser consertada. Em relação a isso, saber quais são os nossos melhores horários, em quais nos concentramos melhor, é fundamental para que possamos realizar as tarefas que requerem mais recursos com a maior eficiência possível e sem erros. O menos importante é melhor deixá-lo nos momentos em que nosso desempenho não é muito alto, Geralmente após o almoço ou nas últimas horas da jornada de trabalho.
5. Comece pelo menos suavemente
Muitas vezes deixamos o que menos queremos fazer para o fim e isso é um grande erro. O melhor que podemos fazer é fazer o que é um transe ruim o mais rápido possível porque nos livraremos dele mais cedo e poderemos aproveitar mais o resto do dia. Se nos livrarmos do que está nos estressando primeiro, o resto das coisas a fazer será mais fácil de fazer.
6. Divida o tempo em blocos
Uma estratégia muito boa para aproveitar ao máximo e administrar o tempo de maneira eficaz é dividir a jornada de trabalho em blocos. Se temos que realizar tarefas complexas, que à primeira vista nos dão vontade de iniciá-las, podemos sempre subdividir-nos em tarefas mais simples, organizadas de tal forma que cada pequeno passo é um passo em frente. Ao transformar tarefas complexas em várias mais simples, podemos otimizar recursos, economizar tempo e organizar melhor o nosso tempo..
7. Dê a si mesmo recompensas
Embora não devamos exagerar, podemos ser recompensados por fazer o dever de casa. Podemos nos dar pequenos prêmios como, por exemplo, tomar um chocolate no final de uma reportagem, ler um livro que gostamos por meia hora, assistir a um vídeo que nos interessa … Essas pequenas recompensas vão nos motivar e motivar a fazer e concluir as tarefas que precisamos fazer..
8. Organize um bom ambiente de trabalho
O local em que trabalhamos é muito importante, mais do que imaginamos. Na medida do possível, devemos trabalhar em um local com uma boa mesa, uma cadeira confortável, boa iluminação e sem muitos distratores.. Podemos dar-lhe um toque pessoal para o deixar confortável mas sempre assegurando-se de que está arrumado e bem organizado. Uma mesa cheia de papelaria, com instrumentos de escritório completamente desordenados, é um ambiente que nos impede de nos concentrarmos nas nossas tarefas.
9. Estabeleça limites
Ficar várias horas seguidas fazendo a mesma coisa, sem se levantar da cadeira ou esticar um pouco as pernas, é muito ruim para nossa saúde e produtividade. Não trabalhe mais horas, vamos melhorar as coisas. Se acharmos que uma tarefa está nos custando muito caro ou nos distrairmos facilmente, dê-nos tempo, seja mudando a tarefa por um tempo ou descansando diretamente. Não é que desistamos do que estamos fazendo, é que temos que deixá-lo em espera por um tempo..
10. Evite multitarefa
Mas, assim como é normal deixar uma tarefa pela metade por um tempo, não devemos pensar que nos sairemos bem se estivermos constantemente pulando de uma tarefa para outra. Concentrar-se é algo que leva tempo, por isso não podemos nos concentrar em fazer duas tarefas em alternando ao mesmo tempo, porque a única coisa que conseguiremos é nos cansar muito rapidamente e demorar o dobro do tempo para fazê-los. Multitarefa é o pior inimigo do gerenciamento eficaz de tempo. O desempenho é muito maior quando nos concentramos em uma única tarefa.
11. Não tenha medo de dizer não
Aprender a dizer não quando não podemos fazer algo é essencial porque já temos muito trabalho a fazer.. Às vezes, nossos colegas tentam esconder suas obrigações para conosco, ou até mesmo nosso chefe abusa de sua situação e nos dá tarefas que não podemos concluir hoje sem sacrificar nosso tempo livre. Às vezes pode ser aceito, mas sempre acontecerá. Se percebermos que eles exigem muito de nós, não devemos ter medo de dizer não.
12. Delegar a terceiros
Às vezes podemos sentir que a situação está nos oprimindo, especialmente se temos recebido muitas tarefas, mais do que esperávamos. É importante evitar o estresse e delegar algumas de nossas tarefas a um colega ou subordinado, sem quebrar a confiança ou passar ou dar-lhe uma tarefa para a qual não foi contratado. A questão não é conseguir que outra pessoa faça o que é bom para nós, mas é solicitar atividades complicadas que podemos fazer por conta própria.
O que nos leva tempo: erros e distrações no trabalho
Agora que vimos 12 dicas para aprender a gerenciar melhor o tempo no trabalho, é hora de ver o que está demorando nosso tempo. São muitos os erros e distrações que atrapalham nosso bom desempenho no ambiente de trabalho, ladrões de tempo que, se apanhados, nos permitirão administrar melhor nossa jornada de trabalho.
1. Interrupções
É claro que as interrupções são as mais prejudiciais à nossa organização do tempo. Pelo menos algo interrompe nosso foco está desaparecendoPrecisamos de alguns minutos preciosos para sermos capazes de nos concentrar no que estávamos fazendo novamente. Quanto mais tempo levarmos para recuperar a concentração, mais tempo levaremos para nos tornarmos produtivos novamente e também corrermos certos riscos de cometer mais erros.
2. Telefone celular
O telefone ocupa muito do nosso tempo. Quer seja conversando sobre a última coisa que alguém postou no Instagram, o que nossos amigos estão escrevendo para nós no Whatsapp ou uma ligação de um membro da família, o celular nos distrai e nos impede de ser eficazes. E claro, quanto mais demoramos para fazer as coisas.
Uma boa ideia é desligar o seu celularMas como vivemos em uma sociedade hiperconectada e dependemos muito dela, a melhor coisa a fazer é movê-la para fora de nossa linha de visão, porque, bem, só nos lembramos quando a vemos. portanto, deixe-o em silêncio e diga aos nossos parentes e amigos muito claramente que, se não for para nos avisar de uma emergência real, não deve ser contada.
3. Adie as tarefas
Adiar tarefas desagradáveis ou complexas é a pior coisa que podemos fazer porque quanto mais o tempo passa, menos quereremos fazê-los e mais nos custará fazê-los bem quando decidirmos fazê-los. O melhor que podemos fazer, como já mencionamos, é fazê-los logo no primeiro momento do dia, pois assim nos livramos do transe ruim o mais rápido possível.
resumo
Se quisermos gerir melhor o tempo de trabalho, é fundamental que saibamos o que fazer, estruture as tarefas em atividades pequenas, fáceis e rápidas de fazer e, pelo menos, comece de forma agradável. É muito importante considerar em que horas do dia somos mais produtivos e colocar as atividades mais simples e menos importantes naquelas em que é mais difícil nos concentrarmos, como depois de comer ou no final da jornada de trabalho. . .
Distrações, especialmente interrupções e telefones celulares, são a pior coisa em nossa administração de tempo porque quanto mais foco perdermos, menos produtivos seremos.. É essencial trabalhar em uma sala confortável, onde você esteja isolado de qualquer distração não urgente e seja muito claro quando é o momento certo de usar o celular. Nossos entes queridos precisam saber a que horas estamos trabalhando, dizendo-lhes que nessa hora não devem nos ligar a menos que seja para algo muito importante.
Referências bibliográficas:
- Allen, D. (2001). Como fazer: a arte da produtividade sem estresse. Nova York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
- Fiore, NA (2006). The Now Habit: Um programa estratégico para superar a dilatação e desfrutar de um jogo sem culpa. Nova York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
- Le Blanc, R. (2008). Alcance seus objetivos facilmente! Ferramentas práticas para definir metas e técnicas comprovadas de gerenciamento de tempo. Maarheeze: treinamento Cranendonck. ISBN 978-90-79397-03-7.
