As empresas tendem a otimizar cada vez mais os seus processos, razão pela qual surgem constantemente diferentes procedimentos que perseguem este objetivo.
O dos círculos de qualidade é um bom exemplo.. Ao longo deste artigo estudaremos detalhadamente todas as suas características, como é executado e descobriremos quais são seus pontos fortes se decidirmos usá-lo em nossa própria organização.
O que são círculos de qualidade?
Círculos de qualidade referem-se a uma metodologia de negócios que você está procurando otimização de processos através de grupos de trabalhadores (círculos) que compartilham os diferentes problemas e os aspectos que podem ser melhorados nas respetivas áreas para partilhar ideias diferentes e encontrar soluções para resolver o maior número de incidentes detectados anteriormente nas análises efectuadas.
Uma vez que os membros dos círculos de qualidade tenham feito esses acordos, o próximo passo seria transferir as ideias escolhidas para os chefes de cada departamento para que eles possam estudá-las cuidadosamente, Verificam se a sua aplicação é viável e, em caso de concordância, implementam, alocando os recursos departamentais necessários para isso, de forma que os novos processos sejam acionados e seus efeitos sejam notados o quanto antes.
O que os torna tão eficazes e valiosos nos círculos de qualidade é que as informações fornecidas pelos trabalhadores de diferentes setores da empresa são em primeira mão e espontâneas, são problemáticas que se observam e vivenciam. No dia a dia, pois não são inferências ou inferências baseadas em dados de terceiros. Desta forma, temos informações de valor incalculável para podermos melhorar os processos de qualidade.
Essa metodologia surgiu no Japão na década de 1960, um país ainda na vanguarda da implementação de novos procedimentos para melhorar a gestão da qualidade. O criador desse novo método foi o empresário e químico Kaoru Ishikawa. Desde sua criação, os círculos de qualidade continuaram a se estabelecer em uma infinidade de empresas asiáticas, demonstrando sua eficácia em organizações com o clássico corte cultural do Oriente.
No entanto, em não tem tido tanto sucesso no mundo empresarial ocidental, um problema relativamente comum quando se trata de exportar metodologias para campos culturais muito diferentes.. Mas é um problema de solução, pois a questão é adaptar esses métodos à idiossincrasia do local onde se deseja implantá-los. Com uma boa adaptação cultural, os círculos de qualidade são tão eficazes no Ocidente quanto no Oriente.
Características
Nos círculos de qualidade, existe a figura do facilitador, pessoa responsável por coordenar o grupo e explicar a eles a dinâmica a seguir. O facilitador fornece o treinamento adequado em metodologia para o restante dos colegas. Todos os membros realizam essas reuniões durante o horário de trabalho, e o farão regularmente, Conforme acordado por todos e a prioridade dos assuntos a serem discutidos em cada sessão.
O facilitador só será responsável por solicitar a participação dos diferentes membros do círculo de qualidade e orientar o processo, mas nunca deve avaliar as propostas que forem feitas, nem decidir a favor ou contra alguma delas, devendo manter a objetividade em todas. Tempo. Sim, seria sua tarefa mitigar quaisquer situações de conflito que possam surgir entre os diferentes componentes, novamente exortando os membros a continuar a metodologia.
Em relação às dimensões do grupo, é recomendado que cada círculo de qualidade contenha pelo menos quatro participantes e tente não ser mais do que oito. Estes são os valores recomendados, mas o número total pode ser adaptado às características particulares da empresa, ao número de departamentos que possui ou caso se pretenda tratar de casos especiais que envolvam a presença de mais trabalhadores na organização.
Dentre esses membros (já que está excluída a figura do facilitador), ele deve escolher um como porta-voz do grupo. Será ele quem, uma vez encerrada a sessão, fornecerá aos diversos chefes de departamento o respetivo sumário com as medidas escolhidas. A autoria deste documento corresponde à equipa como um todo, não a ninguém em particular, visto que as decisões foram tomadas em conjunto, pelo que nenhuma assinatura será reflectida a nível individual.
Os Círculos de Qualidade se reunirão novamente em uma base cíclica, dependendo das necessidades do negócio, embora seja recomendado que haja pelo menos uma reunião por ano fiscal. Também é possível estimular a criação de outros círculos de qualidade independentes para lidar com diferentes questões, para que haja várias equipas a trabalhar em complementaridade ao mesmo tempo resolvendo assim diversos problemas em menos tempo, o que otimiza ainda mais o procedimento.
Implementação desta metodologia nas organizações
Para podermos implementar a metodologia dos círculos da qualidade, a primeira coisa que precisamos é a aprovação da direção da empresa, é claro. Uma vez apresentado o plano, os responsáveis precisarão apoiá-lo e estimular o bom funcionamento dos círculos no futuro, um pré-requisito para sua prosperidade, pois sem a confiança dos líderes empresariais, não podemos esperar que os círculos de qualidade desenvolvam todo o potencial que contêm.
Assim que tivermos luz verde, devemos desenhar um programa de implementação adaptado às características da empresa, favorecendo o aparecimento espontâneo dos círculos, pois é o enquadramento ideal para o início deste programa. Todos os círculos de qualidade devem ser apoiados por uma organização independente, que forneça todos os recursos necessários para o bom funcionamento, em termos de espaço, material ou quaisquer outros meios necessários.
O próximo passo será escolher os líderes dos diferentes círculos de qualidade e dar-lhes o treinamento apropriado para que possam cumprir as tarefas confiadas à sua figura. Neste momento, a empresa pode agora comunicar oficialmente a implementação desta metodologia a todos os trabalhadores para que quem o deseje possa participar dos processos. É importante que todos os colaboradores estejam cientes desta situação, pois uma das chaves para o funcionamento dos círculos de qualidade é a comunicação.
Em seguida, será necessário decidir quais são as questões mais importantes e, portanto, quanto tempo gastar no início do programa. Você não precisa ser excessivamente ambicioso e lidar com todos os problemas de uma vez, mas deve priorizar e continuar tentando resolver cada problema antes de passar para o próximo. Além disso, é importante que os primeiros problemas discutidos tenham uma solução relativamente simples, pois um início bem-sucedido é essencial para melhorar a implementação.
Tudo estaria pronto para iniciar a operação dos primeiros círculos de qualidade da empresa. Pode acontecer que, nessas primeiras ocasiões, os trabalhadores estejam relutantes em participar, Talvez pelos temas propostos. Nesse caso, seria aconselhável aguardar um pouco para propor novamente a criação de círculos, desta vez propondo temas diferentes, na esperança de que essa mudança motive os primeiros membros a fazerem sua aparição.
Contente
Os temas a abordar nos círculos da qualidade são muito variados, nomeadamente em função do tipo de empresa e do setor em que se insere. Contudo, existem linhas amplas que são adequadas para várias empresas e que podem ser um bom guia para começar a implementar a metodologia. Da mesma forma, há também uma série de questões que você nunca deve escolher como tópicos a serem cobertos nos círculos.
Como exemplos daqueles que provavelmente serão escolhidos, teríamos que aumentar a qualidade do produto ou serviço oferecido, melhorar os canais de comunicação da empresa e a coordenação interministerial, minimizar os processos burocrático, reduzir custos, prestar um atendimento mais satisfatório, melhorar as condições de trabalho a nível ambiental (conforto, limpeza e segurança) ou encurtar os prazos de entrega, quando possível.
Mas já estávamos antecipando isso existem questões que não podem ser analisadas pelos círculos de segurança. Por exemplo, nunca devemos discutir as condições de trabalho dos funcionários, questionar as habilidades dos líderes de equipe ou outros colegas, avaliar as estratégias de negócios implementadas ou comentar sobre algum outro conjunto de decisões da empresa, como demissões ou promoções.
Referências bibliográficas:
- Palom, FJ (1991). Círculos de qualidade: teoria e prática. Produção.
- Ruelas-Barajas, I., Reis-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, LM, Karmcher, S. (1990). Círculos de qualidade como estratégia para um programa de garantia de qualidade em saúde do Instituto Nacional de Perinatologia. Saúde Pública do México.
- Thompson, CP, Hassan, A. de. (1984). Círculos de qualidade: como fazê-los funcionar. Norma Quito.
