Nos negócios, é muito importante ter um registro cuidadoso de todo o dinheiro que entra e sai da organização e como você planeja gastá-lo no futuro.
Um catálogo de contas este é um tipo de documento que serve para cumprir este propósito e embora possa parecer um simples papel ou arquivo digital onde estão colocados os números, a verdade é que são essenciais para qualquer empresa que pretenda se manter à tona.
Vamos dar uma olhada mais de perto no que eles são, como são feitos, que tipos de códigos usam e qual é sua estrutura.
O que é um catálogo de contas?
Um catálogo de contas é um documento usado para registrar as operações de uma organização. Em outras palavras, serve para estabelecer a estrutura da empresa na prestação de contas das atividades empresariais.
Este tipo de documentos eles são muito importantes no campo da contabilidade, Uma vez que facilitam muito o registro das transações econômicas, sistematizando todos os tipos de despesas e receitas realizadas. Normalmente, os catálogos de contas são organizados na seguinte ordem: ativos, passivos, capital, receita, custos e despesas.
Os regulamentos de cada país permitem que as empresas tenham um grau variável de liberdade na preparação deste tipo de documento, adaptando-o às suas necessidades e de forma mais adequada à sua realidade comercial. O tamanho do catálogo dependerá sempre da complexidade do negócio.
Quais são suas principais vantagens?
Graças ao fato de que este tipo de documento é geralmente muito flexível, os trabalhadores da empresa podem manter um registro estrito de todas as operações da mesma, levando em consideração quaisquer mudanças na entrada e saída de dinheiro da organização.
Além disso, graças a um registro, tanto em papel quanto digital, temos um documento que mostra como o fluxo de caixa é pago à empresa, tanto na entrada quanto na saída, especificando como vai e em que valor. Graças a isso, no caso de orçamentos para diversos fins, é possível fazer uma estimativa muito mais precisa do que será necessário ou gasto.
Como isso é feito?
Ao projetar um catálogo de contas, é muito importante saber quais transações ocorrem na empresa. Desta forma, dados suficientes estarão disponíveis da administração da empresa.
Também porque cada país tem regulamentos diferentes sobre a organização da empresa e os impostos associados (Como o IVA ou imposto de renda pessoal), é importante verificar os regulamentos aplicáveis e ver se a empresa tem algo pendente de resolução.
Um aspecto muito importante ao desenvolver um catálogo de contas é este deve aceitar mudanças no futuro, Uma vez que sempre pode acontecer que você tenha sido cobrado ou pago por um serviço que acabou não sendo fornecido ou que alguns dados foram inseridos incorretamente.
Ao coletar dados, é muito importante considerar os seguintes aspectos do negócio:
- Dados financeiros por departamento.
- Projetos.
- Dados regionais.
- Obrigações fiscais.
- Principais fontes de lucro.
Para facilitar o processamento de dados por livros e garfos de contas, a seguinte codificação é comumente usada em catálogos de contas:
- 1 a 000X por ativo.
- 2-000X para passivo.
- 3-000X para capital.
- 4-000X para receita.
- 5-000X para custos.
- 6-000X para despesas.
principais características
Como vimos, os catálogos de contas devem ter uma série de recursos para que possam ser um benefício real para a empresa e seus funcionários. A seguir, examinaremos mais detalhadamente esses recursos.
1. Flexibilidade
Flexível significa que os catálogos da conta eles devem ser capazes de autorizar alguém a adicionar novas contas, dependendo da realidade da empresa.
Às vezes acontece que, ao preparar esses tipos de documentos, você se esquece de adicionar as despesas ou ganhos. Portanto, como o dinheiro nunca fica fora dos negócios, ele deve ser registrado no documento, mesmo que seja adicionado posteriormente.
2. Precisão
cal que as várias transações da organização são codificadas de forma inequívoca e com o mínimo de ambigüidade possível. Os símbolos ou códigos usados para custos, passivos, ativos, etc., devem ser o menos semelhantes entre si. A ideia é evitar qualquer tipo de confusão.
3. Racional
Catálogos de contas devem facilitar a possibilidade de agrupamento de contas que tenham algum tipo de relacionamento, (Por exemplo, despesas com materiais de construção: madeira, tijolos, cimento, etc.)
4. Simplicidade
Não é necessário elaborar um catálogo de contas como se fosse o Codex Calixtí. Os símbolos usados devem ser fáceis de lembrar e gerenciáveis para os membros da empresa.
Não é de todo funcional um catálogo de contas que seja estabelecido de tal forma que o usuário tenha que consultar, repetidamente, o que significam os códigos ou as letras de um manual.
Principais tipos de catálogos de contas
Existem diferentes tipos de catálogos de contas, dependendo do tipo de sistema de codificação que usam. Aqui estão os cinco primeiros.
1. Com sistema alfabético
Para denotar ativos, passivos, capital, receitas, custos e despesas, letras são usadas. Por exemplo, “A” é para ativos, “B” para passivos, “C” para capital …
2. Com sistema decimal
Para se referir aos vários termos fiscais mencionados acima, uma numeração de 0 a 9 é usada. Por exemplo, 0 é ativo, 1 é passivo …
3. Com sistema digital
Os catálogos de contas que eles usam um sistema digital classifica todas as contas da organização em grupos e subgrupos, Atribuindo-lhes um número para cada tipo de transação. Por exemplo, 1 – ativos, 11 – ativos circulantes, 11-10 dinheiro …
4. Com sistema mnemônico
Contas são classificadas para que possa ser facilmente memorizado a forma como são mencionados no catálogo. Por exemplo, a letra “A” pode ser usada para ativos e a letra “P” para passivos, etc. Então, letras minúsculas são usadas para se referir aos subgrupos. Por exemplo, para ativos circulantes, “Ac” pode ser usado.
Desnecessário dizer que, embora isso facilite o aprendizado deles, na verdade, tem sido pouco usado desde então. há sempre um pequeno risco de surgirem ambigüidades, Especialmente entre subgrupos.
5. Com sistema combinado
Basicamente, são catálogos de contas que utilizam sistemas de codificação que combinam dois dos sistemas mencionados.
Qual é a sua estrutura?
Existem três elementos notáveis nos catálogos de contas.
1. Rubro
O elemento contábil é o que permite que o balanço geral da empresa seja dividido em diferentes tipos de contasOu seja, quais são os ativos, quais são os passivos, quais são os custos …
2. Contas
São cada uma das linhas que compõem o ativo, o passivo, o capital e outros.
3. Subcontas
As subcontas são todos esses elementos que compõem uma conta principal.
Referências bibliográficas:
- Marsden, SJ, (2010). Guia australiano de medidores. 3ª ed. Sydney: CCH Australia Limited.
- Clarke, Edward A (2012). Contabilidade: Introdução aos Princípios e Práticas, 7ª Edição. Cengage Learning Australia Pty Ltd., páginas 106-109.
