Cada organização deve realizar uma série de atividades para que a empresa avance, além de poder atingir os objetivos propostos e oferecer os produtos e serviços em que se especializa.
Embora possamos falar de centenas de funções que são desempenhadas dentro de uma empresa, a realidade é que apenas quinze dias são dados se os agruparmos em funções mais genéricas.
Abaixo vamos descobrir o que são as principais funções do escritório e quão importante é para toda a organização.
As 15 funções de escritório (funcionalidades e espaços de trabalho)
Em cada organização, existem vários funcionários que desempenham funções diferentes. Cada um é especializado na sua área, o que pode requerer um determinado tipo de formação mais ou menos elevada e necessária ao exercício da função que exerce na organização. As funções são muito diversas e abrangem aspectos como administração, estoque, gestão financeira, seleção de funcionários ou entrega de correspondência.
As organizações podem ser descritas como organizações nas quais, se uma parte não funcionar corretamente, o todo falhará ou ficará menos funcional.. Por isso é imprescindível que os trabalhadores da empresa dominem as competências que deles se esperam na execução das tarefas que lhes são confiadas, apelando para uma boa comunicação oral, capacidade de organização, escrita de documentos e conhecimentos de automatização de escritório. Todas essas habilidades estão relacionadas às 15 principais funções de escritório que veremos a seguir.
1. Planejamento
O planejamento ocupa o primeiro lugar em nossa lista porque é a tarefa mais importante em uma organização. Este consiste na definição dos métodos e estruturas organizacionais que serão implementados na empresa, estabelecendo claramente o plano de negócios esperado.
Embora existam ferramentas tecnológicas para tornar realidade os métodos propostos no plano de negócios e distribuir as tarefas entre os colaboradores, é fundamental que se estabeleça um bom planeamento desde o início. Se você não começar com o pé direito, será difícil atingir os objetivos de negócios que a organização deseja alcançar.
Os responsáveis pela execução do planejamento devem ter uma visão clara da empresa, além de conhecer em profundidade qual é a hierarquia dentro da empresa e os pontos fortes e fracos dos integrantes que se julgam adequados aos objetivos que lhes são solicitados.
2. Elaboração de documentos
Cada escritório é escrito e muito. Um dos trabalhos mais ocupados para os trabalhadores da empresa é redigir relatórios e documentos relacionados, como transcrever conversas e reuniões importantes, e mantê-los sob controle. Aspectos como auditorias e análises de inventário também são escritos e registrados.
Na redação de documentos também inclui o desenvolvimento de guias e protocolos para auxiliar os trabalhadores, novatos e veteranos, para entender o que fazer em cada caso ou tarefa solicitada. Também pode detalhar aspectos como histórico, evolução, resultados, vantagens e desvantagens de aplicar um ou outro método em uma situação específica de significativa importância para o negócio.
3. Participar de reuniões
O que é um negócio sem as famosas reuniões de negócios? Em qualquer organização, as reuniões acontecem entre os membros de uma equipe de trabalho, durante as quais eles trocam ideias, compartilham apresentações, apresentam relatórios e relatórios sobre projetos em andamento.
Essas reuniões são realizadas com o objetivo de compartilhar pontos de vista e alinhar seus pontos de vista sobre como atingir uma determinada meta ou concluir um projeto. Tenta marcar o rumo que os trabalhadores devem seguir para trabalhar com o mesmo objetivo, de forma coordenada e sem a repetição desnecessária de tarefas entre eles. Por esse motivo, as reuniões recebem funções, tarefas e prazos para cada uma.
O que é dito nas reuniões é registrado em atas ou atas para o arquivo. Sua frequência, duração e aspectos a serem discutidos são determinados pela própria organização e pelos participantes das reuniões. Por exemplo, há empresas onde as reuniões são diárias, enquanto noutras são semanais, quinzenais, mensais … A frequência das reuniões vai depender das necessidades de cada empresa e do que se discute.
4. Planejamento de reuniões
O namoro, cara a cara ou online, é apenas a ponta do iceberg. Atrás de cada um, há muita preparação, investimento de tempo e recursos para esclarecer o que será discutido ou o que será feito a respeito.
Pode parecer simples, mas para se você achar que quem está encarregado de agendar essas reuniões deve estar ciente do projeto que vai ser discutido, quem são as pessoas que têm interesse em participar e quais são os horários. .
O planejamento de reuniões envolve não apenas decidir onde, quando e quem vai comparecer, mas também garantir que os participantes possam comparecer e que o horário escolhido não coincida com as tarefas ou outras reuniões ainda mais importantes. Além disso, envolve decidir se o assunto que você deseja falar é importante o suficiente para ser discutido em uma reunião, seja presencial ou online, já que ninguém quer fazer reuniões para assuntos que possam ser discutidos via chat ou e-mail. .
5. Revisão da correspondência da organização
Outra função do escritório é examinar o e-mail da organização. A princípio parece algo simples, semelhante, que envolve apenas a abertura dos e-mails que recebemos dos diferentes níveis da empresa em que atuamos. Porém, a verdade é que é uma das atividades que mais nos pode levar, com estudos indicando que em média gastamos uma média de 20,5 horas por semana para completar esta tarefa.
Os emails que nos são enviados pela nossa empresa devem ser lidos com atenção, realçando os aspectos importantes que nos dizem o nosso chefe ou colegas e tendo o cuidado de não nos deixar passar nenhuma mensagem importante. Devemos também responder a eles, pois não é muito profissional ou cordial não dar uma resposta de agradecimento ou o mais leve comentário de que recebemos esta mensagem tanto de um superior como de um subordinado.
6. Distribuição de correio da empresa
Distribuir correspondência para a empresa é uma tarefa que não exige um treinamento extenso, embora envolva muita responsabilidade. Você deve ter um grande senso de urgência, boa organização e conhecer todos os departamentos, escritórios e locais de importância dentro da empresa para entregar informações às pessoas certas o mais rápido possível.
Documentos e outros itens que os funcionários da organização podem esperar incluem faturas de fornecedores, cartas de resposta de uma agência governamental, cartões de crédito, desenhos, fólios, dispositivos eletrônicos, como placas gráficas e matérias-primas.
7. Logística
Logística diz respeito ao transporte de todas as mercadorias relacionadas com a empresa, tanto a sua chegada à empresa como a sua saída para terceiros e armazenamento.
Nessa função, também há interação com fornecedores para nos fornecer as matérias-primas essenciais à fabricação dos produtos e serviços oferecidos pela organização. O objetivo do gerente de logística é garantir que a empresa tenha tudo o que precisa para manter a produção em andamento.
8. Gerenciamento de chamadas
O telefone continua a ser um dos meios de comunicação mais amplamente utilizados e o mundo corporativo não é estranho para ele. O gerenciamento de chamadas é uma função-chave em qualquer organização; a maneira como você se comunica com clientes, fornecedores ou entre colegas eles mesmos.
Esta função não é tão simples quanto parece. Para exercê-la corretamente, é necessário um certo grau de protocolo, pois, principalmente com clientes em potencial, é o primeiro contato de muitos deles, tanto aqueles que ligam para a empresa quanto aqueles que são chamados pelos informantes. De suas ofertas (teleoperador) . Respeite as regras de cortesia, mantenha o tom institucional e monitore o volume da voz e do vocabulário.
A pessoa responsável pelo telefone deve saber o que a outra pessoa está lhe dizendo, se é um fornecedor ou um cliente. Ao executar esta função, o operador do call center deve registrar o máximo de informações possível sobre o chamador., a fim de alargar a base de contactos da empresa com um potencial cliente ou fornecedor interessante.
9. Atenção ao cliente
Atendimento ao Cliente é atender fisicamente os clientes em relação a quaisquer dúvidas ou preocupações que você possa ter sobre um serviço ou produto oferecido pela organização.
Esta é uma das funções mais sensíveis para as empresas, pois dependendo do tratamento dispensado aos clientes e da sua eficácia na resolução das suas dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços, eles ficarão ou não satisfeitos.
10. Organização de arquivos
A organização dos arquivos é um aspecto fundamental nas empresas, seja em papel ou em formato digital.
De uma forma ou de outra, qualquer atividade na empresa gera um certo tipo de documento que deve ser conservado na forma de faturas, atas, notas, atas, relatórios de vendas, relatórios impressos … Essas informações devem ser catalogadas, arquivadas e protegidas, dependendo de seu nível de importância e da probabilidade de serem visualizadas no futuro.
11. Impressão e cópia de documentos
Imprimir documentos é apenas isso, imprimir os arquivos de que você precisa para tê-los em formato físico e levá-los aos trabalhadores certos.
Esta funcionalidade se alia à organização de arquivos, pois também pode ser necessária a impressão de documentos previamente armazenados em formato digital para ter uma cópia física sobressalente e salvá-la no local correto.
12. Seleção de pessoal
Nenhuma empresa retém permanentemente os seus trabalhadores, seja porque eles próprios decidem sair, são despedidos ou simplesmente morrem. As pessoas vêm e vão, e novos funcionários precisam ser contratados para que possam trabalhar da melhor maneira possível. A seleção do pessoal consiste em escolher os futuros trabalhadores entre os possíveis candidatos.
Tarefas relacionadas com a seleção de pessoal, temos que entrevistar candidatos, revisar seus currículos, pesquisar suas impressões digitais e confirmar que suas referências são verdadeiras.
13. Inventários
A função de inventário consiste em averiguar de que recursos a empresa dispõe e se necessita de um objeto ou elemento específico para poder desempenhar as suas funções de forma correta. O inventor é responsável por verificar se há falta de material de escritório, equipamentos, móveis, material de limpeza ou qualquer outro item.
Também faz parte do inventário relatar receitas e despesas de recursos, como erros ou danos que alguns possam ter sofrido ou se houver suspeita de que os trabalhadores estejam trazendo materiais de escritório para casa. Tudo isso será registrado em relatório detalhando a situação dos recursos e as possíveis necessidades decorrentes de sua escassez, se houver.
14. Gestão Financeira
Direção financeira trata-se de garantir que o dinheiro que a organização gerencia corresponda ao seu ciclo de vida pretendido, comprando e vendendo os produtos e serviços que a empresa precisa e oferece e investindo com sabedoria. Também envolve salvar todas as faturas, enviá-las às pessoas adequadas, registrá-las e fazer os pagamentos administrativos necessários.
15. Gestão
Por administração queremos dizer questões mais relacionadas à papelada, como questões jurídicas e burocracia. A empresa deve estar muito familiarizada com os aspectos legais que deve cumprir, além de levar em consideração os formulários e documentos que devem ser preenchidos e apresentados à administração estadual para a comprovação da legalidade das atividades.
Referências bibliográficas
- Audra Bianca (s. F). Organização de escritórios e assessoria de planejamento. Obtido em: smallbusiness.chron.com.
- Dewei Caitlin (2016). Quantas horas da sua vida você desperdiçou com seu e-mail profissional? Experimente nossa calculadora deprimente. Obtido em: washingtonpost.com.
