A técnica dos cinco porquês: o que é e como é usada

Existem muitas técnicas de solução de problemas por aí, todas muito úteis dependendo do tipo de problema que você está tentando resolver.

Entre aqueles que ganharam popularidade graças à simplicidade de sua aplicação, temos a técnica dos cinco porquês, uma ferramenta que nos permite encontrar a causa raiz de um problema específico fazendo perguntas.

Embora seja fácil de aplicar esta técnica, ela requer alguns passos a seguir, levando em consideração algumas dicas e também avaliando as desvantagens, que veremos nas linhas a seguir. Fique ligado para saber mais sobre essa técnica!

Qual é a técnica dos cinco porquês?

A técnica dos cinco porquês, também conhecida como escala por quê ou por quê, é uma estratégia de solução de problemas amplamente usada que permite encontrar a causa raiz de um problema complexo ou que é o produto de uma sucessão de causas. A sua aplicação é muito simples, razão pela qual é tão popular e utilizado no mundo da resolução de problemas.

O ideólogo dessa técnica teria sido Sakichi Toyoda, um industrial e inventor japonês que fundou a Toyota. Toyoda aplicou essa ferramenta para resolver problemas na fabricação de automóveis. Caberia então ao engenheiro Taiichi Ohno, também da Toyota, dar continuidade e fama a essa técnica, popularizando sua aplicação.

O postulado da técnica é simples, tanto que pode ser resumido no seguinte press release enviado aos colegas desses fabricantes japoneses: “observar a oficina de produção sem ideias pré-concebidas e com a mente vazia; repetir ‘por que’ cinco vezes para cada assunto”.

Basicamente, é uma ferramenta de análise de causa e efeito, que funciona por meio de perguntas. Com essa estratégia, você pode analisar um problema fazendo a pergunta “por que”. Depois de obter a resposta a esse primeiro “por que”, nos fazemos a mesma pergunta novamente, e assim por diante, até descobrirmos o que causou o problema que resolvemos.

usualmente um mínimo de cinco razões é necessário para encontrar a origem do problema, razão pela qual a técnica é chamada. Porém, apesar do que o nome diz, não faça todos os cinco, pois isso não significa que a ferramenta não esteja sendo usada corretamente, pois a pergunta deve ser feita até que se considere que foi atingido a raiz do fenômeno analisado. , três razões são suficientes ou sete são suficientes.

Como aplicar a técnica para resolver problemas?

Se esta for uma técnica bastante flexível, faça uma análise usando os cinco, pois a técnica adequada envolve levar em consideração certas considerações.

A administração precisa estar envolvida no processo dos Cinco Porquês nos negócios. Para a própria análise, considere quais pessoas são as certas para formar um grupo de trabalho com. Também é aconselhável recorrer a alguém que possa desempenhar o papel de facilitador do processo, no sentido de que esteja inclinado a fazer perguntas sobre um determinado tema.

É essencial que o processo de localização dos cinco seja feito em um pedaço de papel ou, melhor ainda, em um quadro-negro. Poder fazer isso com um computador, mas é melhor fazer todo o processo de digitalização com algo em que todos possam participar fisicamente ao mesmo tempo. Você deve escrever o problema no quadro e certificar-se de que todos o compreendam.

Durante o processo, é muito importante pensar sobre as verdadeiras causas do problema e os sintomas ou efeitos que causam, sem confundi-los. Não devemos esquecer que um sintoma ainda é uma consequência de algo e que é para isso que devemos buscar uma solução. Por isso é fundamental estar atento e seguir a lógica das relações de causa e efeito.

Precisamos ter certeza de que isolamos as causas que causaram as falhas, problemas ou inconvenientes da situação em que nos encontramos. É por isso que é uma estratégia muito boa fazer as frases que pedimos, mas ao contrário, usando a expressão “e portanto” ou “e portanto”. Temos que tentar fazer as perguntas o mais específicas possível.

A culpa nunca deve ser atribuída única e exclusivamente a fatores humanos. Pode ter havido erro humano, desatenção do funcionário ou qualquer problema que estava nas mãos de uma ou mais pessoas, mas todo o processo também deve ser avaliado e quaisquer problemas, humanos ou puramente acidentais, devem ser detectados. que poderia haver. Esta técnica não é usada para localizar os responsáveis, mas para aprender com os erros e evitar que voltem a acontecer. É necessário fomentar um clima de confiança e sinceridade, e as acusações não ajudam a isso.

A pergunta “por quê? Até que a causa raiz do problema seja determinada. Em outras palavras, é se o que for encontrado, uma vez resolvido ou removido, evita que o erro seja cometido novamente, então foi possível aplicar totalmente a técnica. É altamente recomendável que você pergunte “por quê?” Do ponto de vista do cliente e não do trabalhador.

Exemplos de aplicação desta técnica

Embora o princípio desta técnica seja simples, para melhor compreendê-lo apresentaremos três exemplos que certamente nos darão uma compreensão mais aprofundada de como funciona a estratégia das cinco razões e como ela é útil.

1. Caso Toyota

O primeiro exemplo que damos é uma proposta da própria Toyota. Uma máquina está com defeito.

  • Por que a máquina quebrou? O fusível queimou devido a sobrecarga.
  • Por que ele estava sobrecarregado? Os rolamentos não foram suficientemente lubrificados.
  • Por que eles não tinham lubrificação suficiente? A bomba de lubrificação não estava circulando óleo suficiente.
  • Por que a bomba não estava circulando óleo suficiente? A bomba estava entupida com aparas de metal.
  • Por que estava entupido com aparas de metal? Porque a bomba não tem filtro.

Então após essa análise podemos entender que a sujeira na bomba por não ter filtro causava uma sobrecarga no fusível, o que fazia com que a máquina funcionasse mal. Neste exemplo particular, podemos entender que cada causa tem seu efeito, portanto, agindo no quinto porque o problema deve ser resolvido.

2. Substituição de pessoal

Um sistema de dados do cliente parece obsoleto:

  • Por que o sistema está nos fornecendo dados desatualizados? Porque o analista não carregou os dados atualizados do mês anterior.
  • Por que o analista não carregou os dados do mês anterior? Porque ninguém o ensinou como fazer.
  • Por que ninguém o ensinou a fazer isso? Porque ninguém conhece o procedimento.
  • Por que ninguém conhece o procedimento? Porque quem o conhecia foi embora e não explicou ao trabalhador que chegava.
  • Por que o trabalhador não foi informado ao entrar no procedimento? Porque não foi documentado, nem havia a possibilidade de quem não o conhecesse sair sem ensiná-lo ao novo.

Este problema, que a princípio parecia ser apenas uma falha do sistema, é na verdade um problema humano, no qual os responsáveis ​​pela atualização dos dados não sabiam que era sua tarefa e ninguém o informou ou ensinou corretamente. Também não existia um protocolo especificando o que fazer em caso de saída do responsável pela atualização dos dados.

3. Declínio nas vendas

Em uma empresa começou a registrar queda nas vendas …

  • Por que as vendas diminuíram? porque os comerciantes não cumpriram suas metas mensais.
  • Por que os profissionais de marketing não conseguiram cumprir suas metas mensais? porque eles não têm tempo suficiente para se concentrar em suas vendas.
  • Por que eles não têm tempo suficiente para se concentrar em suas vendas? porque o a diligência diária não é resolvida rapidamente.
  • Por que a diligência diária não é resolvida rapidamente? Porque a empresa não implementou uma ferramenta que os resolva de forma rápida e eficiente.

Nesse caso particular, vemos que, pelo fato de a empresa não possuir ferramentas para resolver rapidamente os problemas do dia a dia, são os trabalhadores que devem ter sucesso em resolvê-los.

Uma vez que muitos desses problemas não lhes são familiares ou são mais complexos do que o seu conhecimento permite, eles levam muito tempo e recursos cognitivos em sua resolução. Como resultado, descobrimos que eles não têm tempo para se concentrar nas vendas e estão fazendo menos.

Vantagens desta técnica

Podemos citar alguns benefícios e vantagens da técnica dos cinco porquês:

  • Ele permite que você mergulhe rapidamente na natureza do problema por meio de vários caminhos.
  • É uma técnica muito simples de aplicar, basta se perguntar as razões certas e descobrir a causa de cada problema.
  • Seu uso promove o trabalho em equipe. Idealmente, deve ser aplicado por pessoas que têm várias funções na empresa.
  • Ele pode ser integrado a outras ferramentas de solução de problemas, como a Análise de Ishikawa ou os Seis Chapéus do Pensamento.

E como principal vantagem que se destaca das demais, podemos citar que atua na causa raiz do problema, evitando que ele ocorra novamente uma vez que seja detectado, compreendido e resolvido.

Comentários

Mas apesar de ter várias vantagens, a técnica dos cinco porque também tem algumas desvantagens, em particular porque alguns consideram uma ferramenta muito pobre para analisar a raiz de um problema.

Essa visão foi expressa por Teruyuki Minoura, ex-gerente geral de compras globais da Toyota, por acreditar que essa ferramenta não permite uma análise suficientemente aprofundada para resolver problemas em um mundo tão complexo como o da engenharia.

Além desse conselho, temos muitos outros motivos:

  • Os pesquisadores tendem a parar nos sintomas em vez de ir a um nível mais profundo e ver a causa raiz de todo o problema.
  • Incapacidade de ir além do conhecimento atual do pesquisador. O pesquisador não consegue encontrar as causas porque não precisa ter conhecimento para detectá-las inicialmente.
  • Falta de apoio para ajudar o pesquisador a dar a resposta correta às perguntas do tipo “por que”.

Além disso, os resultados não são reproduzíveis. A prova é o fato de que pessoas diferentes usando as cinco técnicas porque para o mesmo problema elas podem acabar encontrando causas diferentes.

Tendência a isolar uma única causa raiz e vê-la de forma linear, em vez de considerar a possibilidade de que sejam múltiplas as causas que causam o problema e como resultado da combinação de vários problemas que dá um resultado multifatorial.

Referências bibliográficas

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  • Ohno, Taiichi (1988). Sistema Toyota de produção: além da produção em larga escala. Portland, OR: Productivity Press. ISBN 0-915299-14-3.

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