Você se distrai facilmente no trabalho? Você sente que não tem tempo para gerenciar todas as suas responsabilidades? Você acha difícil dizer ¨não¨ às diferentes tarefas que lhe são oferecidas e depois não consegue completá-las todas a tempo?
Se a resposta para qualquer uma dessas perguntas for sim, sua produtividade pode estar em risco.
Em teoria, quanto mais ¨produzimos¨ no menor tempo possível, maior será nossa produtividade.. Você poderia dizer que a produtividade é um conceito fácil de entender, mas difícil de alcançar. A situação espanhola é o exemplo perfeito para ilustrar este ponto: segundo a Adecco Outsourcing (2022), apenas 6 em cada 10 empresas espanholas aderem a políticas que melhoram a produtividade. Infelizmente, não podemos resolver um problema nacional ou comercial em um piscar de olhos. O que podemos fazer é estabelecer e manter bons hábitos que nos ajudam a ser mais produtivos.
Estabelecendo bons hábitos: a chave para ser mais produtivo
Um hábito é uma ação que repetimos com frequência e automaticamente sem ter que pensar nisso.. Todo ser humano tem hábitos que realiza diariamente. Grande parte da população lê os noticiários pela manhã, enquanto outros assistem aos noticiários da TV religiosamente à tarde; alguns tendem a tomar banho cedo e com água fria, enquanto outros preferem um banho quente antes de dormir, e assim por diante.
Quando já internalizamos esses padrões de comportamento em nossa rotina, eles não envolvem nenhum esforço ou sacrifício de nossa parte, pois se tornam ações automáticas que fazemos naturalmente. O problema não é manter o hábito, mas construí-lo em primeiro lugar.
Por muito tempo acreditou-se que para adotar um novo hábito tínhamos que realizar determinada ação de forma consciente e repetida por um período de pelo menos 21 dias. Essa teoria nasceu das observações do Dr. Maxwell Maltz, autor do famoso livro ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), no qual afirma que seus pacientes levaram no mínimo 21 dias para adotar uma mudança em sua rotina. A verdade é que criar hábitos não é uma questão tão simples ou exata.
A psicóloga Phillippa Lally (2010, 2022) estabeleceu que, em média, leva mais de dois meses para automatizar um novo hábito, e o número exato de dias depende significativamente da ação em si, da pessoa e das circunstâncias em que o hábito se desenvolve. Outra conclusão desta pesquisa é que repetir uma atividade o maior número de vezes possível nas mesmas circunstâncias facilitará a transformação dessa ação em hábito.
Portanto, a construção de hábitos bem-sucedida começa com ser disciplinado, consistente e específico. Será muito mais fácil internalizar um hábito que fazemos todos os dias, na mesma hora e no mesmo lugar, do que um hábito que fazemos todas as vezes, em horários diferentes e em lugares diferentes.
Quais hábitos podem aumentar nossa produtividade no trabalho?
Stephen Covey, autor do maior best-seller da história da autoajuda, ¨Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes¨ (1989), afirma que criar hábitos ¨envolve um tremendo processo e compromisso, pois envolve uma interseção entre conhecimento (definindo e estabelecendo qual hábito queremos implementar e por quê), habilidade (determinando como alcançá-lo) e desejo (a motivação para realizá-lo). Se colocarmos em prática esse paradigma, nossa motivação (desejo) é ser mais produtivo no ambiente de trabalho. Em seguida, apresentamos a você quais hábitos colocar em prática em seu trabalho para melhorar sua produtividade e por que (conhecimento) e como alcançá-los (capacidade):
1. Otimize seu tempo
Se um malabarista não sincronizar seu tempo corretamente, todas as bolas que ele conseguiu segurar no ar cairão. Da mesma forma, um planejamento de trabalho realista e específico é essencial. Planeje sua rota e priorize tarefas pendentes garantirá que você gerencie seu tempo corretamente. Para isso, recomendamos que você faça uma lista de todas as tarefas que deseja realizar no seu dia de trabalho. Prepare esta lista à mesma hora todos os dias (na noite anterior ou na primeira hora da manhã). Sugerimos que você sempre priorize tarefas importantes por causa de sua urgência e valor.
É importante que você gerencie uma atividade por vez e defina um tempo realista para concluí-la. Concentre-se nesta ação e dê-lhe toda a sua atenção. Elimine distrações e interrupções. Você verifica constantemente seus e-mails? Aloque uma hora ou mais para esta tarefa em sua programação diária. Precisa gerenciar ligações ou reuniões com a equipe? agendá-los Se você se certificar de que tudo tem seu tempo e lugar, você vai parar de se sentir sobrecarregado e frustrado. Não faltará tempo para nada, pois você dará tempo para tudo.
2. Defina metas e prazos
Para organizar uma viagem, é essencial saber o destino e a data da viagem. Saber para onde vamos e quando queremos chegar lá é o motor que nos motiva a continuar. Muitas vezes, gerenciamos projetos sem estabelecer esses parâmetros. Se não definirmos esses fatores, é impossível saber como priorizar a tarefa. Isso levará a um acúmulo infinito de responsabilidades e causará um efeito bola de neve em que a carga de trabalho aumentará sem que possamos retardá-la ou reduzi-la.
Para isso, oferecemos determinar o resultado final que queremos alcançar para cada projeto, o número de etapas a serem concluídas e o tempo correspondente a cada etapa, a fim de estabelecer uma data provisória de conclusão. Se dividirmos a atividade corretamente, em objetivos e sub-objetivos, organizarmos corretamente, e formos consistentes e disciplinados no desenvolvimento de cada etapa, conseguiremos atingir nossos objetivos de forma eficaz.
3. Assertividade acima de tudo
Ser assertivo envolve nos expressar de forma clara e concisa, com firmeza, mas sem hostilidade. De acordo com o psicólogo John M. Gottman, comunicar de forma eficaz é extremamente difícil em qualquer tipo de relacionamento. Uma das maneiras de deixarmos de ser assertivos no trabalho ou com a equipe é quando evitamos dizer “não” por medo de repercussão ou desapontar alguém. Aceitamos pedido após pedido, e quando não conseguimos manter nossa palavra, não só a produtividade individual e da equipe sofre, como nossa credibilidade e profissionalismo diminuem. Dizer isso não denota maturidade e honestidade. Dizer que não é uma frase completa que dispensa justificativa.
Outras maneiras de ser assertivo são ser simples e direto ao falar, expressar o que você precisa sem pedir desculpas e manter o controle de suas emoções. Esse hábito exigirá muita prática e paciência, mas fará maravilhas quando se trata de aumentar sua produtividade.
4. Priorize seu bem-estar
Se você não carregar o computador, ele será desligado e não poderá mais executar suas funções. Da mesma forma, os seres humanos são baterias recarregáveis, e precisamos de desconexão e descanso para continuar entregando resultados. Rotinas que melhoram o descanso e a desconexão digital são de vital importância para que sejamos produtivos em nosso trabalho. Para isso, recomendamos que você seja rigoroso quanto ao horário de ir para a cama, dar-lhe uma duração adequada (cerca de 8 horas), respeitar os intervalos de trabalho e desligar-se do trabalho assim que o dia terminar. .
Outras atividades que promovem o bem-estar geral (e, portanto, nossa produtividade) são uma boa alimentação, atividade física e meditação ou relaxamento. Recomendamos tornar essas atividades parte de sua rotina diária e atribuir-lhes um horário e local, para facilitar a automatização do hábito.
5. Crie harmonia física
Se há caos no ambiente, há caos no a mente. Portanto, é extremamente importante que você mantenha um espaço funcional e limpo, pois ajudará você a ser mais produtivo e eficiente. Dessa forma, você reduzirá a probabilidade de mover um documento importante ou perder um arquivo contendo informações confidenciais.
Você não perderá tempo com um problema, mas poderá lidar com ele diretamente. Para isso, recomendamos que atribua um lugar funcional a tudo o que considera essencial na gestão do seu trabalho. Assim que você parar de usá-lo, coloque-o de volta em seu lugar. Você também pode aplicá-lo ao seu espaço online: classifique os emails que você recebe e organize as pastas em seu computador. Deixe tudo em seu lugar, em seu lugar lugar
6. Pratique a autorreflexão
Obter resultados é vital, mas é ainda mais valioso refletir sobre como alcançamos nossos objetivos. Por meio da autoavaliação podemos determinar quais hábitos não estão funcionando e quais aspectos precisamos continuar melhorando. Para desenvolver esse hábito, você pode responder a cada semana as seguintes perguntas: ¨O resultado final é como eu imaginei? O que teria mudado? O que quero responder?¨ Focando no positivo e no negativo, aperfeiçoaremos a metodologia que nos levará ao sucesso.
Em resumo, para sermos mais produtivos, devemos criar hábitos que melhorem nosso desempenho. A construção de hábitos é um processo que exige que sejamos disciplinados e consistentes com nossas ações para que possamos automatizá-las. Esses hábitos que mencionamos para você são apenas pinceladas sobre como você pode melhorar sua produtividade, mas são maneiras infalíveis de fornecer resultados. Você se atreve a implementá-los?
Referências bibliográficas
- Terceirização da Adecco (10 de maio de 2022). I Adecco Outsourcing barômetro de produtividade e eficiência. O instituto do grupo Adecco.
- Covey, S. (1989). Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Simon & Schuster.
- Gardner, B., & Lally, P. (2022). Hábito e comportamento habitual. Revista de Psicologia da Saúde.
- Guerrero, J., & Puerto, YI (2007). Produtividade, trabalho e saúde: a perspectiva psicossocial. Revista Colombiana de Psicologia, 16, 203-234.
- Lally, P., van Jaarsveld, C., Potts, H. e Wardle, J. (2010). Como os hábitos são formados: modelando a formação de hábitos no mundo real. Jornal Europeu de Psicologia Social, 40(6).
- Maltz, M. (1960). Psicocibernética. Simon & Schuster.
- Maudos, J. (novembro de 2021). Produtividade e reformas estruturais, eis a questão. você trabalha
